TwitterFacebookPinterestGoogle+

Что такое документ?

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

 

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «Делопроизводство«.

 

 Виды документов:

  • По назначению — организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение), информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
  • По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);
  • По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);
  • По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;
  • По способу представления — электронный, на бумажных носителях;
  • По месту издания — внутренние, внешние;
  • По направлению отправки — входящие, исходящие;
  • По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
  • По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;
  • По уровню секретности — не секретные, секретные, с разным уровнем секретност.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементов деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

 

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

  • Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.
  • Функции, обеспечивающие процесс управления.
  • Функции, носящие культурно-исторический характер.

    Общие функции документа:

  • Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
  • Коммуникативная — документы являются средством обмена информации;
  • Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

  • Специальные функции документа:

  • Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью;
  • Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;
  • Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
    Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
  • Историческая — документ является историческим источником.
  •  

    Добавить комментарий